Hôm qua, tôi có chủ trì 1 cuộc họp, và có đặt ra 1 câu hỏi, yêu cầu các nhân viên có ý kiến trả lời câu hỏi mà tôi đề ra. Điều kỳ lạ là đến phát biểu thứ 11, thì mới có câu trả lời đúng câu hỏi, còn lại là hỏi một đàng, đáp 1 nẻo!

Lại có hôm trước khi tôi tổ chức họp, nhân viên bảo là "anh làm sao họp ngắn gọn thôi". Thế là tôi họp rất tập trung, kết luận nhanh chóng. Sau thì nghe họ càm ràm là tôi ..thiếu dân chủ vì còn 1 số người chưa được phát biếu ý kiến...

Lại 1 lần nữa, rút kinh nghiệm, tôi tổ chức họp và cho mỗi người được ý kiến 1 lượt và thống nhất rằng không ai được ngắt lời, cho đến khi họ nói xong. Ai cũng có quyền đó, từ newbie đến lão làng...

Cuối cuộc họp thì họ lại phàn nàn với tôi là họp hành gì mà tốn thời gian quá, mệt mỏi... "đúng ra là anh nên cắt những ý kiến không cần thiết..."

Ngạc nhiên quá, mất phương hướng quá...

Hỏi 1 thằng bạn thân có kinh nghiệm, nó chỉ cười ruồi "mày tổ chức họp không hiệu quả"...Hỏi thêm thì nó chỉ ...cười ruồi..

Hic, vậy nên bức xúc quá, hỏi các ACE trên đây chia sẻ thêm về cuộc họp hiệu quả là cuộc họp như thế nào,làm thế nào để tổ chức 1 cuộc họp hiệu quả?

(lần này đến ...2 câu hỏi, chắc phải đợi đến comment thứ ..22 mới có ...đáp án đúng đây! Huhu...)

Tags: trần như bình

Views: 836

Reply to This

Replies to This Discussion

Theo từ vựng ISO9000 thì hiệu quả = kết quả / chi phí nguồn lực. Nói về hiệu quả là nói về mức độ chi phí bạn bỏ ra so với những gì đã đạt được. Chi phí không chỉ là cái hữu hình, tính được bằng tiền mà là tổng giá trị những thứ đã bỏ ra, đã mất đi cho cuộc họp. Ví dụ: thời gian của tổng số người họp nhân với tiền lương theo giờ của họ, cảm xúc hậu cuộc họp ảnh hưởng đến chất lượng và năng suất lao động, tiền điện - nước,...

Vậy kết quả họp bạn muốn đạt được sau khi kết thúc cuộc họp là gì? Nếu hỏi từng người thì mỗi người tham dự thì họ sẽ có một mong muốn khác nhau với cuộc họp, và như thế với mỗi người, hiệu quả họp sẽ khác nhau. Nhưng ở đây mình chỉ tập trung xét tính hiệu quả dưới góc nhìn và mong muốn của người Chủ trì cuộc họp.

Để tạo nền tảng cho cuộc họp hiệu quả thì cơ bản bạn cần làm những bước sau:
1 - Xác định mục tiêu mà bạn muốn đạt được sau khi kết thúc họp. Càng cụ thể càng tốt.
2 - Xác định những người cần thiết phải tham gia họp
3 - Xác định những chủ đề, câu hỏi chính cần thảo luận.
4 - Lập chương trình họp (agenda): trong đó cố gắng nêu rõ Mục tiêu/ mục đích họp, các nội dung họp và thời gian tương ứng dành cho từng mục, địa điểm họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, tên người chủ trì...
5 - Gửi chương trình họp kèm theo các câu hỏi ở mục 3 với yêu cầu là mọi người đọc kỹ trước khi dự họp
6 - Xác lập những nguyên tắc mà mọi người tham gia họp phải tuân theo: ví dụ: không hút thuốc, không nói chuyện riêng, tắt chuông điện thoại, không nói chuyện điện thoại trong phòng họp, trước khi phát biểu phải giơ tay,... và quyền hạn của người tham gia + quyền hạn của người Chủ trì cuộc họp. Nhắc lại các nguyên tắc này trước mỗi cuộc họp và khi có người vi phạm để tạo thói quen...
7 - Người chủ trì cố gắng chuẩn bị kỹ nội dung họp và hình dung các tình huống phát sinh trước khi họp để tập trung và chủ động hơn khi tổ chức họp.
8 - Thực hành họp theo các điều trên và rút bài học cho lần kế tiếp...
Một số mẹo tăng hiệu quả họp:
- Dùng chuông lắc để nhắc: yêu cầu tập trung, ngắt lời,...
- Khi người khác trả lời sai câu hỏi thì có thể nhìn thẳng vào mắt họ và hỏi nhẹ nhàng: Câu hỏi tôi đặt ra là gì ấy nhỉ? Nếu họ trả lời đúng thì hỏi tiếp: Anh/chị hiểu ý câu hỏi của tôi là gì? Nếu họ trả lời sai thì nhắc lại và yêu cầu trả lời đúng ý câu hỏi mình muốn. Nếu họ trả lời sai thì nhắc lại và yêu cầu họ trả lời lại... Sau khi họ trả lời đúng hoặc họ không muốn trả lời nữa (với lý do... à em nhầm) thì nhắc lại nguyên tắc: Để đễ mất thời gian của mỗi người, tôi đề nghị chúng ta hiểu đúng câu hỏi và trả lời đúng câu hỏi. Vấn đề khác chúng ta thảo luận sau nếu cần thiết... Cái này là cái nếp, thói quen, văn hoá... nên phải tập dần dần thôi.

- Các cuộc họp rất dễ sa đà sang một hướng hoàn toàn khác, không ăn nhập gì với chủ đề dự định ban đầu. Do đó, vai trò của người chủ trì cuộc họp là rất quan trọng. Phải nắm vững mục tiêu, yêu cầu của cuộc họp và lắng nghe để "lèo lái" đúng lúc hướng đi của các thảo luận...
Và điều quan trọng cần suy nghĩ kỹ trước khi họp: Họp là để dẫn đến những Thay Đổi nào, ở Ai, khi nào?
Vì khi đi họp, thường trực trong đầu người đi họp là câu hỏi: Họp để làm gì? Liên quan gì đến tôi? Nếu sau khi họp mà người dự họp không phải làm gì để dẫn đến thay đổi gì thì lần sau họ sẽ không muốn họp và nếu họp thì sẽ không tập trung...

Điều này quyết định nội dung họp, cách điều hành cuộc họp và nội dung biên bản họp.

Biên bản họp không nên ghi ai phát biểu gì, mà chỉ nên ghi các quyết định được gút lại, được thông qua và một bảng kế hoạch hành động: Ai, làm gì, kết quả gì, khi nào xong, ai sẽ kiểm tra tiến độ và kết quả rồi báo cáo cho ai...

Nếu sau khi họp mà mọi thứ... vũ như cẩn thì hậu quả là những gì chúng ta đã chứng kiến về các cuộc họp - hành.
Em cũng dự họp chứ chưa tổ chức họp, nhưng thấy các cuộc họp đa số là tốn thời gian thật, vì người đi dự họp chỉ biết là đi họp, khá hơn thì biết chủ đề cuộc họp, còn nội dung cụ thể, mục tiêu cụ thể thì không có. Nhiều cuộc họp như là cuộc tranh cãi không hồi kết vì thế mọi chuyện sau họp đâu lại vào đấy...
Hihi, tại sao anh là sếp hỏi mà nhân viên đa số trả lời không trúng câu hỏi nhỉ? Điều này đáng suy nghĩ lắm.
Có thể điều này đã thành quen?
Việc trả lời không thẳng vào câu hỏi có thể do không tập trung nhưng cũng có thể là... không thèm trả lời trúng!? Nhưng rất có thể là người nghe thấy câu hỏi không cần phải trả lời trúng?

Hihi, em cũng thấy rối nữa.
Hê hê...
Đọc một hồi mới thấy thằng chả là ...chuyên gia tổ chức họp òi!
May mà hắn thấy mình bí thì đăng mấy comment này để mình học tập, chứ ko ..cười ruồi! Hị hị...
Dù ghét hắn tận xương tủy, nhưng mà hắn nói hay quá, nên cũng vote hắn cái.
Tuần tới họp có cái ...ứng dụng òi!
Khà khà....
Ý ông nói chuyên gia là tổ chức họp nhiều chứ gì? Vậy "thằng chả" là ai chứ hổng phải tui à nghen. Tui hiếm khi tổ chức họp lắm, hehe.
Mỗi cuộc họp của tôi thường đồng thời là buổi huấn luyện...
Hế hê... tự dưng ..."có tật ..giật mình"
Là ông tự giật mình đấy, chứ tôi ko nói gì à nghe!
Hị hị...
Anh Bình nhớ chia sẻ kết quả buổi họp đầu tiên có áp dụng những chia sẻ trên nhé. Em chưa tổ chức họp bao giờ nên rất muốn học hỏi...
Hê hê.. chắc rồi!
Chia sẻ luôn cái vụ ..họp chiều qua! (ko phải anh chủ trì à nghe, Sở GD đàng hoàng á!)
Đùng cái, triệu tập..đùng cái bắt nhốt ra đề, đùng cái thi, đùng cái thay đổi phương án...Chả kịp chuẩn bị suy nghĩ gì ngoại trừ ..1 cuộc gọi điện cho người thân!
Vừa mới ..thoát ra đây!
Choáng!
Đùng một cái......... không thấy gì cả. hix hix

RSS

Hiểu về trái timNếu bạn chưa biết cách sử dụng chức năng nào trên NHÀ, bấm vào đây...

Hỗ trợ trực tuyến (Mr Hải CB34) Bạn hãy login Yahoo! Messenger trước khi bấm vào đây để trao đổi
Visitors:Cựu SVTS

Latest Activity

Nguyễn Nhân Ái's blog post was featured
10 hours ago
Profile Iconhuynh thanhsang, Cuong and Dê Nhỏ joined NHÀ CỰU SV TSNT ♥ CSV VIỆT
yesterday
Profile IconTrần Thị Tuyết, ĐỖ ĐÌNH KHIÊM and Trần Thị Lệ Hằng joined NHÀ CỰU SV TSNT ♥ CSV VIỆT
Friday
Trần Thị Lệ Hằng left a comment for Đào Văn Lương
"Chào a Lương. Lâu quá lướt qua web này gặp a. A vẫn khỏe chứ? Cv tốt…"
Thursday
Trần Thị Lệ Hằng updated their profile
Thursday
Nguyễn Bá Tê commented on Bùi Văn Hải's group CHẾ BIẾN 34
"Hi"
Thursday
Nguyễn Bá Tê commented on Bùi Văn Hải's group CHẾ BIẾN 34
"Hi"
Thursday
Phạm văn Tài updated their profile
Tuesday
Hue Nguyen is now a member of NHÀ CỰU SV TSNT ♥ CSV VIỆT
Oct 12
Trần Vũ Lâm replied to Bùi Văn Hải's discussion Yêu cầu tài liệu - sách tham khảo
"Tài Liệu ISO kiểm Vi Sinh --- có phiên bản mới càng tốt + ISO…"
Oct 11
Nguyễn Thị Hường liked Bùi Văn Hải's discussion Yêu cầu tài liệu - sách tham khảo
Oct 8
nguyen hong is now a member of NHÀ CỰU SV TSNT ♥ CSV VIỆT
Oct 7
Hải Đường posted a discussion

Vượt qua giai đoạn thất nghiệp như thế nào?

Tham khảo 11 bước giúp bạn nhanh chóng vượt qua thời kỳ không-có-việc-làm.Phải thừa nhận rằng thất…See More
Oct 7
Trần Vũ Lâm replied to Bùi Văn Hải's discussion Thuốc thử hay chất chỉ thị
"Sao không mang phao vào nhảy nhỉ "
Oct 6
Trần Vũ Lâm replied to Nguyễn Thị Hường's discussion BÁN THÀNH PHẨM HÀNG ĐÔNG LẠNH NHIỄM COLIFORM
"Coliform nhiễm từ nguyên liệu thì phải yêu cầu nhà cung cấp xử lý…"
Oct 6
Tưởng Văn Thăng joined Đào Nam Bắc's group
Thumbnail

CLB Yêu Khoa học

Cùng nhau chia sẻ đam mê nghiên cứu khoa học công nghệ nhé, ACE!Xin một giọt nước cho đại dương!See More
Oct 4
Lê Đại Học commented on Ngô Nguyễn Tiến Lâm's group KT Tàu Thủy 47
"DQS đang tuyển kỹ sư vỏ tàu và máy tàu đóae nào có…"
Oct 3
Vuong Lam Ai Nhu is now a member of NHÀ CỰU SV TSNT ♥ CSV VIỆT
Oct 1
Bùi Văn Hải replied to Nguyễn Thị Hường's discussion BÁN THÀNH PHẨM HÀNG ĐÔNG LẠNH NHIỄM COLIFORM
"Vậy là mua nguyên liệu không kiểm nghiệm sao? Có hợp đồng với bên…"
Oct 1
Nguyễn Thị Hường replied to Nguyễn Thị Hường's discussion BÁN THÀNH PHẨM HÀNG ĐÔNG LẠNH NHIỄM COLIFORM
"Khách không đồng về phương án chiếu anh.chiếu xạ xong giảm màu sắc khi…"
Oct 1

© 2014   Created by Bùi Văn Hải.

Badges  |  Report an Issue  |  Terms of Service

Follow Us Follow Us Smilies
Mời xem: Tại sao PLC bị đàn áp ở TQ?
Mời xem: Điều kiện để làm Admin và duy trì NHÀ CSV